Obchodná konverzácia: pravidlá, odrody a fázy

Výsledky obchodných vzťahov často závisia od osobných rokovaní a dialógov. Obchodné kontakty v písomnej alebo telefonickej podobe sa vytvárajú v osobných rozhovoroch. Účastníci rozhovoru využívajú rôzne komunikačné prostriedky: používajú nielen reč, ale aj gestá, výrazy tváre a osobný vplyv.

Obchodný rozhovor je zvyčajne rozhovor dvoch partnerov, preto by mali brať do úvahy osobné špecifiká súpera, jeho motívy, zvláštnosti reči a aplikovať etiketu. Medziľudská komunikácia zahŕňa rôzne metódy ovplyvňovania partnera.

Obchodná konverzácia, ktorá má špecifickú tému a je osobne orientovaná, sa často vykonáva v rámci jednej organizácie medzi zamestnancami. Účelom konverzácie je túžba jedného účastníka komunikácie použiť slová na ovplyvnenie inej alebo celej skupiny zamestnancov s cieľom presadiť aktivity, zmeny v existujúcom pracovnom prostredí alebo vo vzťahoch a zlepšiť ich kvalitu.

Ďalším cieľom obchodného rozhovoru je potreba, aby manažment vytvoril závery a rozhodnutia založené na názoroch a úvahách zamestnancov.

Výhodou obchodných rozhovorov oproti iným typom komunikácie je:

• v rýchlosti reakcie na repliky partnerov, čo pomáha dosiahnuť požadovaný výsledok;
• zvýšiť povedomie administrátora zohľadnením, kontrolou a monitorovaním stanovísk, úsudkov, myšlienok, argumentov a skeptických vyjadrení, ktoré boli vypočuté počas rozhovoru;
• vo vhodnosti flexibilnej racionálnej kombinácie výskumných metód predmetnej témy, ktorá je dôsledkom riešenia problému a nárokov všetkých strán.

Obchodná konverzácia je zameraná na implementáciu určitých funkcií:

• hľadanie nových smerov;
• spustenie sľubných projektov;
• výmena údajov;
• regulácia iniciovaných činností;
• vzájomná komunikácia zamestnancov jedného podniku;
• podpora obchodných kontaktov medzi inštitúciami, firmami, priemyslom.

Výsledky obchodných rozhovorov a stretnutí nie sú podmienené len pripravenosťou, ale aj samotnou konštrukciou rozhovoru. Vyvarujte sa nesporným chybám, ktoré umožňujú stanoviť metódy vedenia pohovorov a dodržiavanie ich zásad. Vždy by mala byť atmosféra dobrej vôle - tvrdé vyhlásenia sú neprijateľné.

Princíp racionality naznačuje zdržanlivosť správania, najmä v prípade partnera s emocionálnosťou. Nedostatok kontroly nad emóciami zvyčajne negatívne ovplyvňuje rozhodnutie. Najlepšie takéto riešenie nemožno nazvať.

Princíp porozumenia je nevyhnutný, aby partneri mohli v dialógu nájsť kontaktné miesta a dosiahnuť požadovaný účinok.

Pri pokračovaní konverzácie sa koncentrácia pozornosti konverzácie mení aj pri absencii disipatívnych faktorov. S ohľadom na tieto nuansy je v tomto okamihu potrebné znovu upozorniť na seba a obnoviť prerušený kontakt.

Princíp spoľahlivosti určuje povinnosť zachovať pravosť informovania účastníka - aj keď uvádza nepravdivé informácie. Je prínosom pre dialóg a umožňuje dosiahnuť požadované ciele.

Dôležitým psychologickým princípom je rozdiel medzi predmetom rozhovoru s účastníkom rozhovoru. Subjektívny prístup k súperovi môže ovplyvniť objektívnosť hodnotenia ukazovateľov. Konštruktívna konverzácia je založená na vymedzení udalostí s perspektívami a názormi - so skúsenosťami.

Konkretizácia takýchto všeobecných zásad pre vedenie obchodných rozhovorov je pravidlom ich implementácie, ktoré prispievajú k bezpečnosti a účinnosti rokovaní.

Pravidlom dvojitého záujmu je, že každý rozhovor má dvojaký záujem: nielen podstatu a obsah témy rozhovoru, ale aj spoluprácu s partnerom. Udržiavanie plodného vzťahu nie je o nič menej dôležitá úloha v rozhovore ako výmena informácií.

Odborníci odporúčajú nasmerovať konverzáciu takým spôsobom, aby nezasahovali do personálnych vzťahov s manažérmi. Na to potrebujete:

• neponáhľať sa k záverom o motiváciách a zámeroch partnerov na základe ich vlastných predpokladov;
• pozorne počúvajte svojho súpera a ukážte, že je pochopený;
• vyjadriť svoj záujem a svoje ciele namiesto toho, aby sa hádali o minulosti, a myšlienky by mali byť vyjadrené jasne a jasne;
• diskutovať o sľubných akciách.

Dôraz na záujem o partnera sa tiež považuje za významné pravidlo, ktoré vážne uľahčí úlohy oboch partnerov. Frázy: „pochopiteľné“, „zaujímavé“, „príjemné vedieť“, prirodzene vložené do rozhovoru, vytvoria uvoľnenú atmosféru a pomôžu vyjadriť dohodu a vzájomné porozumenie. Rovnaká úloha môže byť vyriešená, ak sa obrátite na svojho partnera, zavolajte ho menom a patronymic a tiež neukazujte úzkosť a podráždenosť.

Úsilie o objasnenie dodatočných alebo pomocných informácií tiež pomôže udržať záujem.

Každá konverzácia je spôsob, ako nájsť kontaktné miesta. Aby bol dialóg úspešný, neodporúča sa začať s rozpormi. Zvyčajne začínajú s takýmito témami, názormi, ktoré sú rovnaké, napríklad o počasí. To sa robí tak, že od samého začiatku nebude negatívna odpoveď vypočutá a nemalo by sa vynaložiť žiadne úsilie na presvedčenie partnera. Odborníci odporúčajú mať vždy niekoľko vopred pripravených fráz, na ktoré sú odpovede len pozitívne.

Príprava na obchodný rozhovor začína dôležitou etapou - plánovaním, ktoré spočíva vo formulovaní problémov a úloh stretnutia, ako aj pri tvorbe plánu rokovaní a metód jeho realizácie. Odborníci radia:

• zvážiť a zvážiť zamýšľaný proces zamýšľaného rozhovoru, vypracovať jeho program;
• zhromažďovať všetky potrebné informácie o možnom partnerovi;
• otestovať účinnosť ich argumentov, ktoré sú potrebné na odôvodnenie ich presvedčení a zámerov;
• skontrolovať súlad ich definícií a myšlienok;
• zvážiť možnosti reakcie partnera alebo oponenta na predložené argumenty.

Vymenovanie času a miesta budúcej konverzácie závisí od pozície a inštalácie účastníkov. Môže sa konať na vlastnom, cudzom alebo neutrálnom území.Po operačnom výcviku je potrebné sledovať a upravovať zozbierané a pripravené materiály a záverečný plán pohovoru odovzdať do konečnej podoby.

Konštrukcia obchodnej konverzácie sa skladá z 5 etáp:

• začiatok rozhovoru;
• poskytovanie informácií;
• argumentácia;
• zvrhnutie argumentov súpera;
• schválenie návrhov.

Každý z týchto krokov je založený na odborných znalostiach, jasnosti, dôslednosti, ku ktorým sú pridané osobné kvality konverzácie, ktoré majú veľký význam v konverzácii. Vytvorenie plánu rozhovoru by malo byť založené na rôznych možných variantoch jeho výsledku. Niekedy musíte niektoré argumenty znovu formulovať.

V prvej fáze - na začiatku dialógu - je dôležité nájsť kontakt s partnerom, organizovať atraktívne prostredie, zaujať partnera a chopiť sa iniciatívy. Odporúča sa použiť špeciálne techniky, ktoré začnú dialóg. Patrí medzi ne:

• spôsob uvoľnenia napätia, ktorý pomáha nadviazať úzke kontakty so súperom;
• spôsob, ako spojiť účastníka, čo vám umožní rýchlo vstúpiť do priebehu problému;
• spôsob stimulácie fantázie, ktorý zahŕňa vznik veľkého počtu otázok;
• metódy priameho prístupu k problému.

Za správny začiatok rozhovoru sa považuje oboznámenie sa, presná formulácia jeho cieľov a cieľov, nominácia témy, komunikácia pravidiel posudzovania záležitostí.

Vo fáze poskytovania informácií je potrebné zistiť požiadavky a názory partnera, jeho motivácie, argumenty a priania, oznámiť plánované informácie, analyzovať pozíciu partnera.

Vo fáze vyvrátenia rozsudkov súpera by mali byť jeho poznámky neutralizované. Na to je potrebné presvedčivo uviesť vaše argumenty, bez toho, aby to umožnilo vyvrátiť váš názor. Logika negácie spočíva v analýze pochybných informácií, hľadaní skutočnej príčiny, výbere koncepcie a metodiky. To platí pre rôzne techniky a triky.

V štádiu rozhodovania sú zhrnuté výsledky argumentu, že účastník rozhovoru prijal a schválil závery, eliminujú sa negatívne nuansy a závery, dosiahnutý výsledok je potvrdený a potvrdený, navrhujú sa témy pre ďalšiu spoluprácu. V tomto štádiu nemôže existovať žiadna neistota, takže partner tiež nezačne pochybovať o rozhodnutí.

Nezávislé typy obchodných rozhovorov sú charakterizované nasledujúcou klasifikáciou:

• pri uchádzaní sa o zamestnanie;
• po prepustení;
• o probléme;
• disciplinárny charakter.

Prvý typ má typ zisťovania faktov, ktorého hlavnou úlohou je zisťovať a hodnotiť obchodné kvality žiadateľa o pozíciu. Manažér je povinný požiadať žiadateľa len o niekoľko základných otázok, ktoré obsahujú informácie o osobe: úroveň vzdelania, pracovné skúsenosti, dostupné zručnosti a schopnosti, dôvody na nájdenie si práce, úroveň nárokov na platbu. Niekedy musíte objasniť aj osobné kvality.

Rozhovor týkajúci sa odchodu zamestnanca môže byť dvojaký: dobrovoľné vyrovnanie alebo nútené. V prvom prípade by mal správca zistiť dôvody prepustenia - to je kvôli pozornosti na zlepšenie riadenia organizácie. Zvyčajne je v takýchto prípadoch možné získať užitočné informácie, ktoré umožňujú vyriešiť niektoré problémy.

Tretím typom je rozhovor so zamestnancom, ktorý je nútený odísť. Pre hlavu je to spravidla veľmi ťažké. V procese takéhoto rozhovoru by sa mala dodržiavať pochúťka, ale zároveň by malo byť pravdivé a spravodlivé uviesť tvrdenia, ktoré sa jej týkajú. Existujú špeciálne pravidlá a tipy, ako viesť takúto konverzáciu.

Konštrukcia argumentácie môže byť založená na rétorických a špekulatívnych metódach. K rétorike patrí:

• spočívajúce v priamom odvolaní na partnera;
• rozpor založený na zistení nezhôd v argumentoch;
• metodika izolácie záverov, ktorá vedie k požadovaným výsledkom prostredníctvom priebežných záverov;
• porovnávacia;
• spôsob rozloženia na základe rozdelenia jednotlivých častí;
• metóda bumerangu;

• bojkot;
• presúvanie dôrazu a zdôrazňovanie ich záujmov;
• metóda založená na postupnej zmene charakteru problému;
• dotazníková metóda priložená k predbežným otázkam;
• metódy explicitnej pomoci.

Možno uvažovať o špekulatívnych metódach:

• technika zveličovania;
• neoficiálne;
• technológia využívania autority;
• technika pochybností o osobnosti partnera;
• metóda izolácie, ktorá spočíva v prezentácii jednotlivých výrazov v modifikovanej forme;
• konverziu smeru založenú na prechode na inú záležitosť, ktorá nesúvisí so sporom;
• represií, ktoré spočívajú v zveličovaní menších problémov;
• technika klamu, v ktorej sa uvádzajú mätúce informácie;
• Oneskorenie - oneskorenie konverzácie;
• odvolanie na základe odvolania k sympatii;
• technika skreslenia;
• dotazy-pasce.

Odborníci odporúčajú viesť obchodné rozhovory nasledujúcim spôsobom: predkladať návrhy alebo hodnotiť niečo vo formulári na odpovedanie na otázky, ktorý vám umožňuje zastávať iniciatívnu pozíciu, neumožňuje kategorický tón, povzbudzuje účastníka, aby bol aktívny a zároveň dostával potrebné informácie. Napríklad je vhodné a racionálne používať frázy:

• „Aký je váš názor na to? ";
• "Čo si myslíte? ..";
• „Správne som pochopil váš názor? ";
• "Nemali by sme s vami skontrolovať inú možnosť?" ";
• „Myslíte si, že situácia teraz nie je v prospech vášho rozsudku? ".

Obchodný rozhovor prispieva k realizácii túžby ľudí zmeniť situáciu alebo vytvoriť kvalitatívne nové vzťahy medzi účastníkmi dialógu. Takéto rozhovory sú dôležitou súčasťou vzťahu v podnikaní a politike, čo predstavuje vytvorenie vzťahov medzi partnermi poverenými ich organizáciami na riešenie problémov. Potrebujete hovoriť krátko.

Ďalšie informácie o obchodných pravidlách nájdete v nasledujúcom videu.