Obchodné etikety

Služba korešpondencia je veľmi špeciálny žáner, ktorý musíte zvládnuť, ak sa chystáte vyliezť na kariérnom rebríčku. Dobré obchodné písacie schopnosti vám budú verne slúžiť: pomôžu pri komunikácii s podriadenými, nadriadenými a partnermi, zdôraznia vaše vzdelávanie a výhľad. Komunikačný štýl by mal byť obmedzený, zameraný, bez odchýlky od danej témy.

Akákoľvek komunikácia: osobná aj písomná je interakcia s ľuďmi s cieľom vymieňať si informácie, urobiť dojem, dosiahnuť dohodu. Nič pre nás nie je cudzie, občas dávame slobodu emóciám, ale v obchodnej sfére by nemalo byť miesto pre rýchly prejav našich pocitov, charakterových vlastností a temperamentu.

Dôležitou črtou obchodnej komunikácie je, že ju nemožno prerušiť v polovici vety. Pre každý prijatý list musíte napísať odpoveď, aj keď ju nechcete. Ak ste dostali hovor a nemali ste čas vyzdvihnúť telefón, musíte zavolať späť. Samozrejme, komunikácia s niektorými ľuďmi je nepríjemná. Preto zoznam povinných kvalít manažéra znamená toleranciu stresu.

Obchodné stretnutie, telefonovanie alebo obchodná korešpondencia prostredníctvom e-mailu budú mať určite nejaký účel. V dôsledku toho musia strany dospieť k záverom, diskutovať o projekte, dohodnúť sa na strategickom partnerstve atď.

Písomne ​​existujú snáď viac obmedzení a konvencií ako ústne. Komunikovať s rozhovorom priamo, osobne, môžeme sústrediť intonáciu na konkrétnu skutočnosť, objasniť niečo, ak nás rozhovor nerozumel. Ak sa vyskytne chyba reči, môžeme ju hneď opraviť. Ale v oficiálnom liste musíme byť veľmi jasní a presní, aby slová neznamenali dvojitý výklad.

Hovorili: „Papier môže všetko vydržať“, čo znamená, že môžete dokonca písať nespoľahlivé fakty. Sme toho názoru Musíte viesť obchodnú korešpondenciu čo najúprimnejšie. Mimochodom, teraz papierové listy idú stále menej. V podstate sú to zmluvy a iné dokumenty. V tomto prípade sa hlavičkový papier používa ako dôkaz vysokého stavu organizácie.

V dnešnej dobe sa vo väčšine prípadov obchodná korešpondencia uskutočňuje vo virtuálnom priestore a má svoje vlastné zvláštnosti. Keď sa práve začína dialóg, je zvyčajné písať pozdrav na etiketu, napríklad: „Dobrý deň, drahý Oleg Sergeevich! ". Na nasledujúcej adrese počas pracovného dňa sa môže pozdrav znížiť.

Písomná komunikácia, vrátane e-mailu, vyžaduje dodržiavanie jazykových štandardov a dokonalú gramotnosť. Koniec koncov, korešpondencia sa otvorí skôr, ako vychovávatelia komunikujú s vašimi priestormi. Preto Vám odporúčame skontrolovať písomne ​​pomocou špeciálnych služieb, ak si nie ste úplne istí svojimi vlastnými znalosťami.

Uvádzame všeobecné pravidlá, ktoré vyžaduje etika elektronickej komunikácie. Sú celkom jednoduché, ale mnohí ich, zanedbávajú:

• začiatok každej vety je napísaný veľkým písmenom;
• na konci frázy je bodka umiestnená tak, že význam čítania je jasný;
• je vhodné použiť zoznam s odrážkami alebo číslovaný zoznam na vyriešenie problému a navrhnutie riešení;
• pre prehľadnosť je vhodné použiť tabuľky, grafy, diagramy;
• Nesnažte sa objaviť špeciálne inteligentného, ​​vzdelaného partnera, nekomplikujte jednoduché myšlienky s nadmernými participatívnymi a nestrannými obratmi;
• čím jednoduchšie vyjadrujete svoje myšlienky, tým lepšie;
• Hoci v každodennej reči, kultúra vyžaduje vyhýbať sa žargónu, v obchodnom prostredí sa profesionálny žargón a pôžičky z angličtiny teraz považujú za dobrú formu (ale nepreháňajte to!).

Rozlišujú sa tieto typy správ:

• propagačné ponuky;
• ďakujem;
• podporou;
• záruka;
• pripomenutie;
• prevencia;
• ponúk spolupráce.

Okrem všeobecných pravidiel je dôležité poznať aj niektoré podrobnosti o obchodnom písaní. Predstavujeme pravidlá, ktoré budú vhodné vo väčšine prípadov.

Začiatok e-mailu sa nazýva záhlavie. Je to logo organizácie. Je vždy užitočné mať šablónu s týmto logom na ruke (to znamená na ploche počítača).

Na rozdiel od offline komunikácie, moderné pravidlá nezaväzujú privítať adresáta, a môžete ho okamžite zavolať menom a patronymic, uviesť podstatu veci. Mnohí však na začiatku správy píšu: „Dobré ráno! "" Dobrý deň! "Dobrý večer!" "Alebo" Pozdravy. " Neexistuje ani žiadna odchýlka od normy.

Požiadavky na hlavnú časť listu naznačujú, že ide o význam korešpondencie. Rozdelenie textu na odseky sa považuje za dobrú formu, znamenie pozorného postoja voči účastníkovi rozhovoru. V každom odseku je uvedený a popísaný jeden alebo iný aspekt témy. Okrem identifikácie problému je obvyklé navrhovať spôsoby, ako ho vyriešiť. Takže povedať, zverejniť podnikateľský nápad v miniatúre.

V záverečnej časti správy možno vyjadriť formálne aj osobnejšie pocity. Znenie „Pozdravy ...“, „S pozdravom ...“ („najlepšie pozdravy“ v angličtine) alebo emocionálnejšie prianie „Majte pekný deň! ".

V osobnom podpise musíte uviesť priezvisko a krstné meno (av niektorých kruhoch aj stredné meno). Tam by mali byť aj telefónne čísla, ktoré môžete dosiahnuť: mobilné a kancelárske mesto. V poslednom čase sa začal používať elektronický podpis s logom spoločnosti.

Ďalší odkaz na elektronický portál organizácie slúži ako dodatočná reklama av budúcnosti môže zvýšiť návštevnosť tejto stránky.

Väčšina kancelárskych pracovníkov má veľmi rozsiahly archív listov v elektronickej schránke. Aby sa predišlo zmätku v dlhej korešpondencii, odporúča sa poslať list vo forme odpovede. Keď kliknete na príslušný štítok na začiatku riadku predmetu, zobrazí sa anglická skratka "Re ...". Je to veľmi výhodné, pretože adresát si okamžite zapamätá priebeh korešpondencie.

Môžete uložiť celú históriu virtuálnej komunikácie s účastníkom a môžete zanechať len posledné alebo najdôležitejšie citácie. Moderná obchodná etiketa vyžaduje pomerne rýchlu reakciu na listy. Koniec koncov, za pracovným počítačom trávime značnú časť nášho dňa. Okrem toho je možné poštu skontrolovať z mobilných zariadení.

Ak má správa mimoriadny význam a naliehavosť, potom je dovolené písať SMS alebo telefonovať, aby vám pripomenula list.

V tvorivej komunite nie je akceptovanie známok akceptované a navyše je zosmiešňované a odsúdené. Ale v obchodnej korešpondencii, pečiatky pomáhajú odrážať štandardné situácie.

Je užitočné, aby ste si virtuálne prasiatko stabilných výrazov a fráz. Konštruktérovaná komunikácia, administratívna práca a riešenie formálnych problémov sú postavené na týchto klišé. Napríklad sympatie je vyjadrené obratom "Bohužiaľ sme nútení vás informovať ...". Pocit uznania sa odráža v tomto vzorci: „Ďakujem za neoceniteľný prínos ...“. A nakoniec, radosť: "Sme hrdí na to, že vás môžeme informovať, že ...". Ale posledná fráza: „Spoliehame sa na ďalšiu plodnú spoluprácu“ vyjadruje nádej na ďalšie obchodné kontakty.

Hovorili sme teda o etikete obchodnej korešpondencie. Tieto pravidlá sú potrebné na to, aby bola komunikácia čo najviac pohodlná a plodná. Použite ich, a uvidíte, že vaše záležitosti v službe išli hladko!

Viac informácií o pravidlách obchodnej korešpondencie vrátane e-mailov nájdete v nasledujúcom videu.