Fázy obchodnej komunikácie

Komunikácia je proces interakcie medzi ľuďmi, ktorý zahŕňa výmenu, hodnotenie a pochopenie informácií. Pokiaľ ide o obchodnú komunikáciu, používajú sa určité pravidlá a predpisy, ktoré uľahčujú interakciu partnerov. Berúc do úvahy správny sled dodržiavania nevyhnutných etáp obchodnej komunikácie, zabezpečuje dosiahnutie požadovaného výsledku, preferovaného pre oboch partnerov.

Obchodná komunikácia je viacstupňový proces, ktorý zahŕňa vytváranie a ďalšie zlepšovanie prepojení medzi ľuďmi spojenými so špecifickými potrebami. Tento proces zahŕňa prenos dôležitých informácií, rozvoj konceptu interakcie, vnímania a chápania partnera.

Obchodná komunikácia má množstvo funkcií, ktorých znalosti pomôžu pochopiť podstatu tohto typu interakcie:

• Hodnota reputácie. V podnikaní je tvár podniku povesť, ktorá je základom, na ktorom sa v budúcnosti buduje úspech spoločnosti. Z tohto dôvodu je obchodná komunikácia zameraná na jej zachovanie a ochranu.
• Jasnosť a presnosť. Jasné a jasné vymedzenie cieľov zabezpečuje efektívny profesionálny rozvoj, uľahčenie rýchlej samoorganizácie a formovanie zodpovednosti.
• Spoločný podnik, ziskový pre obe strany. V obchodnom styku sa nemôžete starať o blaho len jednej strany. Jednota partnerov a obojstranne prospešná pozícia zabezpečujú úspech a skvelý výsledok pre obe strany.

Výsledok obchodnej komunikácie závisí od toho, ako dôkladne je proces organizovaný. V štruktúre obchodnej komunikácie je možné rozlíšiť určité etapy. Dosiahnutie cieľa, ktorý si zaslúži, pomôže poznať hlavné body takejto komunikácie a normy správania, ktoré zodpovedajú každej fáze.

Táto fáza zahŕňa priamu organizáciu stretnutia. V prvej fáze je potrebné vypracovať plán s konkrétnymi otázkami a niekoľkými riešeniami problému. Je potrebné analyzovať stanoviská vyjednávacieho partnera a vybrať najprospešnejšiu stratégiu vzťahov; Odporúča sa urobiť prognózu výsledku konverzácie. Prípravnú fázu dopĺňajú organizačné okamihy: určenie miesta a času stretnutia.

Psychologický portrét účastníka rozhovoru, ktorý sa vyvíja vo vašich očiach, závisí od určitých okolností, od dĺžky trvania známeho, od informácií o osobe, ktorá bola prijatá od iných zamestnancov. Existujú verbálne a neverbálne akty správania, ktoré umožňujú vytvoriť psychologický portrét partnera:

• spôsob rozprávania (obsah, konzistencia, trvanie, expresivita a zvláštnosti reči);
• gestá a výrazy tváre;
• špecifické činnosti (pohyby a postoje osoby, vzdialenosť medzi účastníkmi, dotyky);
• telesné pohyby (dotyk, hladenie, hladenie).

Dôležitou funkciou pri vytváraní psychologického portrétu je štúdium vzhľadu partnera. Sú to preferencie v odevoch, čistote, čistote a bezchybnosti vzhľadu, dodržiavaní módnych trendov alebo ich nerešpektovaní, kopírovaní oblečenia, ktoré nosia iní ľudia.

Definovanie psychologického portrétu zamestnanca je potrebné zamerať sa na jeho osobnosť:

• povahy (záujmy, zásady, plány, preferencie);
• správanie (spôsobilosť, životné zručnosti, odborná prax);
• duchovná stránka osobnosti (jedinečné črty procesov a vlastností intelektuálnej, kognitívnej a emocionálnej sféry);
• sociálne a psychologické aspekty (postavenie, sociálna úloha, životný štýl a špecifiká práce);
• biopsychické vlastnosti (temperament, pohlavie a vek účastníka, zdravotný stav);
• vytvorenie kontaktu.

Na nadviazanie obchodnej komunikácie je potrebné vytvoriť atmosféru, ktorá by viedla k serióznej konverzácii, vrátane preukázania dobrej vôle a záujmu partnera. To prispeje k jemnému úsmevu, zdvorilému pozdravu a pauze, čo dáva druhej osobe možnosť pripojiť sa ku konverzácii a priamo sa na nej zúčastniť.

Štandardná konverzácia začína realizáciou nasledovných činností: zverejnenie cieľov, výkonnosť partnerov z jednej strany a druhá, hlas témy, prezentácia osoby vedúcej konverzáciu, oznámenie poradia výskumu danej problematiky.

Táto fáza je potrebná na stanovenie vhodného rokovacieho plánu a zvýšenie záujmu o interakciu partnera. Tento postup môže pomôcť vtip, ktorý by bol vhodný pre miesto a čas.

Mala by tiež určiť úlohy, ktoré budú strany plniť v priebehu obchodnej komunikácie. Proces sa urýchľuje napodobňovaním partnera, zrkadlovým obrazom jeho postoja, plastmi, tónom hlasu, gestami. Po určitom čase (5-10 minút) je možný prechod na oznámenie podmienok. Vyžadujú sa rovnaké pozície. Môžete sa presunúť na inú pozíciu, ktorá sa prejavuje neverbálnou komunikáciou.

Počas tejto fázy by sa mal klásť dôraz na podobnosti, nie na rozdiely. Vďaka týmto rokovaniam pomôže dosiahnuť požadovaný výsledok. V prípade nezvládnuteľných rozdielov sa odporúča prejsť na neutrálnu pozíciu, ktorá neznamená vaše vlastné hodnotenie.

Pamätajte, že sú potrebné presvedčivé dôvody. V tomto prípade by ste mali dodržiavať určité pravidlá:

• Prezentácia myšlienok by sa mala uskutočniť pomocou jednoduchých, zrozumiteľných, presných a presvedčivých fráz.
• Bolo by vhodné prispôsobiť argumenty totožnosti partnera.
• Odporúča sa predložiť svoje dôkazy jasne a jasne.
• Keď už hovoríme o probléme, musíte byť pevný: nemôžete sa vzdať, ak ste si istí vo svojom stanovisku.
• V rezerve potvrdzujúcej tieto práce by mal byť vždy jeden závažný dôkaz (v prípade, že účastník začne pochybovať o rozhodnutí).
• Odporúča sa použiť spoľahlivé fakty, ktoré pomôžu účastníkovi bez zbytočného odkladu rozhodnúť.
• Nevzdávajte sa, kým partner konečne nepotvrdí svoje odmietnutie.
• Mali by ste použiť najpresvedčivejšie argumenty v prospech vašej pozície a snažiť sa vyjadriť myšlienky takým spôsobom, aby sa plne zaujímali o partnera.

Pri interakcii je vždy ťažké vyhnúť sa rôznym diskusiám. Hlavnou úlohou, ktorú treba v takejto situácii riešiť, je dokázať správnosť partnera (odstránením pochybností, určením motívov odporu, obrannou reakciou, premýšľaním o taktike). Zároveň by sa malo vyhnúť kategorickým úsudkom, inak sa ukáže, že je to opačný efekt.

Ak dosiahnete porozumenie, ďalšia interakcia nespôsobí vážne ťažkosti. Potom budete musieť nájsť spoločný prospech. Partner by mal mať možnosť prevziať iniciatívu.

Jeho účasť na dosiahnutí požadovaného cieľa by sa mala monitorovať. Ak je vaše vlastné rozhodnutie oveľa silnejšie ako rozhodnutie partnera, potom by ste mali starostlivo zvážiť jeho návrh a vysvetliť, prečo by sa mala myšlienka spresniť, na akom základe je vhodnejšie prijať iné stanovisko.

Formulované kritériá by sa mali preložiť do konečnej verzie. Potom musíte pristúpiť k dohode. Odporúča sa podrobnejšie opísať povinnosti, ktoré prevzala každá zo strán. Akonáhle je rozhodnutie urobené, poďakovanie, ktoré vyjadril partner, bude vhodné.

Záverečná fáza obchodnej komunikácie zohráva veľmi dôležitú úlohu, preto by sa jej mala venovať rovnaká pozornosť ako všetkým predchádzajúcim. Záverečné stanovisko má vplyv na obraz partnera ako celku a na partnerstvá, ktoré sú v súčasnosti podporované a plánované v budúcnosti. Mali by aj naďalej vykazovať dobrú vôľu, rešpekt a takt.

Obchodná komunikácia bude prínosom a zaručí dobré výsledky pri použití nasledujúcich pravidiel a odporúčaní:

• Nápoje (čaj, káva) sú ponúkané podľa uváženia majiteľa alebo počas zdĺhavých rokovaní.
• Počas obchodných rokovaní nemôžete telefonovať. V tomto okamihu je lepšie telefón vypnúť. Je potrebné rešpektovať partnera a všeobecný postup pri podnikaní.
• Ak je vyjednávanie zakázané, nechajte izbu. Výnimočným prípadom je potreba lekárskej starostlivosti.
• Udržiavanie pracovných poznámok je vítané, pretože zdôrazňuje záujem a pozornosť partnera.
• Znamenie dobrého vkusu - nepýtajte sa na obchodné tajomstvo partnera. To pomáha vyhnúť sa rozpakom a nepohodlnej polohe.

Všetky dôležité obchodné komunikačné zručnosti nájdete na nasledujúcom videu.